Privacy verklaring voor werknemers

Afhankelijk van de opdracht die we afspreken met uw werkgever, verwerken we uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Attestbeheer: Het is mogelijk dat uw werkgever u vraagt uw medische attesten rechtstreeks naar ons te versturen. Indien dit niet het geval is, kan het zijn dat uw werkgever ons het medisch attest bezorgt met het oog op de controle van uw arbeidsongeschiktheid.

Controle identiteit: om te verzekeren dat de informatie over uw arbeids(on)geschiktheid gekoppeld wordt aan de juiste werknemer, bezorgt uw werkgever ons dagelijks een lijst van alle werknemers in dienst, met vermelding van naam, adres, geboortedatum en personeelsnummer.

Controle arbeidsongeschiktheid.

Opmaken van statistieken in het kader van het welzijns-en verzuimbeleid van de werkgever.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens hanteren we het principe van minimale gegevensverwerking.

Met het oog op bovenvermelde doelen, verwerken we volgende persoonsgegevens van u:

• Naam, voornaam, geslacht, adres, verblijfplaats, personeelsnummer / stamnummer, geboortedatum, functie, afdeling, werkgever, taal, datum in dienst, datum uit dienst, statuut: deze informatie bezorgt uw werkgever ons.
• Gegevens behandelende arts (indien wij een attest ontvangen, indien dit nodig is voor de controle of in geval van een arbitrageprocedure)
• Duur van arbeidsongeschiktheid, of het een eerste attest betreft of een verlenging
• Aard van de arbeidsongeschiktheid (arbeidsongeval / beroepsziekte / ongeval / hospitalisatie), of u de woonplaats mag verlaten
• Indien u werkt voor de Vlaamse Overheid en een diagnose heeft vermeld op uw attest, worden op basis van deze gegevens, uw leeftijd, functie, afdeling en duurtijd arbeidsongeschiktheid geaggregeerde rapporten gemaakt. Deze rapporten zijn volledig anoniem. Om dit te garanderen worden gegevens pas opgenomen in het rapport vanaf een dataset van 20.
• Contactgegevens: je e-mailadres wordt niet in uw dossier bewaard. Je telefoonnummer wordt 3 maand na de verwerking van je attest verwijderd.

Verder verzamelen we de inhoud van elke communicatie zolang dit nodig is om u onze diensten te verlenen.

Voor het bijhouden van de personeelslijsten met het oog op de controle van de identiteit beroepen we ons op artikel 6.1,f AVG: het gerechtvaardigd belang van u en uw werkgever: we moeten er immers zeker van zijn dat de informatie met betrekking tot de arbeidsongeschiktheid gekoppeld wordt aan het juiste personeelslid.

Voor het attestbeheer beroepen we ons op artikel 9.2,b AVG: de verwerking is noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van de verwerkingsverantwoordelijke of de betrokkene op het gebied van het arbeidsrecht en het sociale zekerheids- en sociale beschermingsrecht.

Voor de medische controle van de arbeidsongeschiktheid beroepen we ons op artikel 9.2,h AVG: de verwerking is noodzakelijk voor doeleinden van preventieve of arbeidsgeneeskunde en/of voor de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van de werknemer.

Indien u personeelslid bent van de Vlaamse Overheid of één van haar instanties, is het mogelijk dat u op het attest een diagnose vermeld heeft. Voor de verwerking van deze informatie met het oog op statistische doeleinden, beroepen we ons op uw toestemming.

Tot slot beroepen we ons ook op het gerechtvaardigd belang van Mediwe zelf (indien dit nodig is om onze rechten te vrijwaren) of een wettelijke verplichting wanneer bepaalde wetgeving of een juridische procedure ons verplicht tot verwerking.

Enkel Mediwe, haar personeel en agenten hebben toegang tot uw persoonsgegevens. We kunnen uw persoonsgegevens wel delen met verbonden ondernemingen of met derde partijen die voor onze rekening gegevensverwerking doen. Wanneer deze dienstverleners, voor onze rekening, handelen als gegevensverwerker wordt door ons niet toegestaan dat zij deze gegevens gebruiken of bekend maken op een wijze die niet overeenstemt met de doeleinden omschreven in deze privacyverklaring.

We delen uw persoonsgegevens ook met onze opdrachtgever, uw werkgever. We bezorgen enkel informatie met betrekking tot de duur en de aard van de arbeidsongeschiktheid, alsook met betrekking tot de controle ervan. Indien een diagnose of andere medische informatie meegedeeld wordt, wordt deze niet zonder uw toestemming meegedeeld aan uw werkgever.

De geaggregeerde rapporten worden (anoniem) meegedeeld aan uw werkgever

In functie van medische controles voor de evaluatie van aanvragen voor deeltijdse prestaties, wordt de foto van het ziekteattest opgesteld door uw behandelende arts bezorgd aan de controlearts.

Tot slot delen we in het kader van een arbeidsongeval of beroepszieke uw informatie met de verzekeraar of Medex.

Wij verkopen de persoonsgegevens die wij hebben verzameld niet aan derden noch geven wij deze aan hen vrij.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook bekend maken:

• wanneer bepaalde wetgeving of een juridische procedure ons daartoe verplicht,
• in kader van een onderzoek naar vermoedelijke of actuele frauduleuze en illegale activiteiten.

Wij behouden ons het recht voor om persoonsgegevens over te dragen in het geval wij een deel of het geheel van onze onderneming of van ons vermogen zouden verkopen. Indien een dergelijke verkoop zich voordoet, zullen wij alle redelijke maatregelen treffen om de verkrijger aan te zetten tot een correcte verwerking van de aan ons verstrekte persoonsgegevens en dit op een manier die overeenstemt met deze privacyverklaring.

Indien de samenwerking met uw werkgever afloopt en een nieuw medisch controleorgaan onze taken zal overnemen, zullen uw persoonsgegevens aan het nieuwe controleorgaan overgedragen worden.

Indien u of uw werkgever ons een medisch attest bezorgd, wordt dit definitief verwijderd 3 maanden na ontvangst.

Wanneer u eenmaal arbeidsongeschikt geweest bent, maken we een personeelsdossier aan waarin de informatie betreffende uw arbeidsongeschiktheid en eventuele controle bewaren. Na drie jaar wordt deze informatie verwijderd. Indien u gedurende 3 jaar niet arbeidsongeschikt geweest bent, wordt het volledige personeelsdossier verwijderd.

De personeelslijst die we van uw werkgever ontvangen, wordt dagelijks overschreven. Ten laatste 6 maanden na de beëindiging van de samenwerking met uw werkgever, wordt deze lijst definitief verwijderd.

Het is mogelijk dat we uw persoonsgegevens, naar aanleiding van een conflict, langer bewaren. De gegevens worden verwijderd zodra het conflict beëindigd is en onze aansprakelijkheid niet in het gedrang komt.

Wij hebben de passende fysieke, technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens doeltreffend te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, vernietiging en onthullingen.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens hanteren wij strikt het principe van de minimale gegevensverwerking en minimale bewaartermijn.

Onze medewerkers en onderaannemers werden uitgebreid geïnformeerd over het privacy-en veiligheidsbeleid van Mediwe en hebben de verplichting te handelen conform deze privacyverklaring. Daarenboven zijn zij allen gebonden door een vertrouwelijkheidsverplichting en worden de activiteiten van Mediwe uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar gebonden aan het beroepsgeheim.

Een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling werd opgemaakt voor de verwerking van de medische attesten en voor de applicatie en de gebruikte software werden de principes gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstelling gehanteerd.

De functionaris van de gegevensbescherming (DPO) adviseert Mediwe inzake de bescherming van persoonsgegevens van de betrokkenen en kan u bereiken via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien. .

In overeenstemming met AVG kan u ons te allen tijde verzoeken uw persoonsgegevens in te zien, een kopie op te vragen, te verbeteren, over te dragen, te vragen de verwerking ervan te beperken of de gegevens geheel of gedeeltelijk te wissen. U kan ook een bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Naar aanleiding van dergelijk verzoek zullen wij deze persoonsgegevens enkel nog verwerken voor zover en in de mate dat we een geldige reden hebben om deze te blijven verwerken of indien dit noodzakelijk zou zijn om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kan u deze toestemming steeds – geheel of gedeeltelijk - intrekken.

Wanneer u een verzoek, een vraag of klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u deze richten aan Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien. , met bewijs van identiteit zodat we er zeker van zijn dat wij van de juiste persoon het verzoek opvolgen. Wij verbinden ons ertoe een tijdig gevolg te geven aan deze verzoeken en klachten.

Wanneer u op een bepaald moment vindt dat een van uw rechten niet werden gerespecteerd, kunt u daarenboven ook een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien. (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).